Forretningsdokumenter er ofte omfattende og inneholder mye faste tekster. Når slike dokumenter skal fylles ut manuelt, bruker saksbehandleren ofte lang tid.

Ved elektronisk utfylling får saksbehandleren opp dokumentet på skjermen, og blir veiledet gjennom utfyllingen felt for felt. Det er også mulig å legge inn koplinger til andre registre og automatiske kontroller. Dette sikrer at all informasjon blir registrert raskt og korrekt. Dokumentet skrives deretter ut på papir og/eller lagres elektronisk.

 
Mange typer dokumenter skal behandles av flere personer i bedriften. Da kan dokumentet sendes videre elektronisk fra en saksbehandler til en annen. 
Ved å innføre denne type elektronisk behandling/distribusjon, oppnår bedriften bedre arbeidsflyt og effektivitet. Sikkerhetssystemer ivaretar at bare de personene som er autorisert for å behandle dokumentet får adgang.