Elektroniske dokumenter vil alltid være lett tilgjengelige. Vi slipper å lete i skuffer og skap. Et par tastetrykk er nok til å hente frem de dokumentene vi trenger.En av de andre store fordelene ved bruk av elektroniske dokumenter, er mulighetene for raske og kostnadseffektive oppdateringer. Lovverket forandres og EDB-rutiner og systemer er i konstant utvikling. Dokumentene må derfor ofte oppgraderes. Skal fortrykte dokumenter endres, må en kaste gamle utgaver og produsere nye. Elektroniske dokumenter kan derimot oppdateres og distribueres på et minimum av tid. Kostnader for lagerhold reduseres radikalt.

For de fleste bedrifter vil det innebære store besparelser å gå over fra papirbasert til elektronisk dokumentbehandling. Mindre papirhåndtering er en viktig rasjonaliseringsgevinst, selv om det ennå er langt frem til det "papirløse kontor".